Comment préparer son voyage d'affaires ?

Rédigé par Erudist -
checklist voyage

Les voyages d'affaires peuvent être délicats. Il est facile d'oublier quelque chose, ou d'oublier un élément d'information essentiel qui fait la différence entre un voyage réussi et un exercice dans le chaos.
Si vos déplacements sont nombreux, il est évident que la planification préalable permet de faciliter les voyages d'affaires. Mon assistant et moi avons conçu une fiche de préparation au voyage d'une page, où nous devions remplir toutes les informations logistiques pertinentes concernant un voyage.

Nous avons préparé un formulaire pour chaque voyage que j'ai effectué et nous savions que s'il était entièrement rempli, nous aurions couvert à peu près toutes les bases possibles. Lorsque nous laissions une partie vide, c'était bien sûr là que le chaos éclatait. Essayez-le vous-même, et élargissez-le pour répondre aux besoins de votre voyage, quel qu'il soit. Je vais vous dire ce que vous devriez mettre sur votre feuille de préparation au voyage.

Informations sur les vols

Cela semble évident mais pour préparer son séjour il va falloir commencer par là. Quelle est la compagnie aérienne, le numéro de vol, la date et l'heure de votre vol ? Comparez-les avec votre billet. J'ai programmé une croisière dans les Caraïbes une fois et j'ai raté la date du billet de retour d'un jour. Cela ne fonctionne pas très bien. Notez également le terminal de départ du vol.

Il arrive souvent qu'une compagnie aérienne réserve des places sur un vol qui est en fait assuré par une autre compagnie. C'est ce qu'on appelle un vol en "partage de code". Cela vous fait penser à deux enfants de six ans qui jouent aux espions, mais qui partagent pendant qu'ils le font. Non. Dans ce cas, Air France va vous réserver. Vous vous présenterez au terminal A, le terminal de Air France, et ils vous informeront que le vol est opéré par leur partenaire en partage de code au terminal Z. J'ai déjà manqué des vols de cette façon.

Exigences en matière de transport à destination

Préparer son séjour

Si vous voyagez pour affaires, vous voudrez sortir de votre avion et monter directement dans votre taxi. Assurez-vous de connaître le nom de la compagnie de taxis ou de limousines qui vous attend et l'endroit où le chauffeur vous attendra. Idéalement, ils se rendront à la zone de retrait des bagages et y placeront un grand panneau sur lequel votre nom sera affiché.

Si vous prenez une voiture de location pour parcourir 100 km à travers une tempête de verglas dans le centre de la Hollande en hiver (histoire vraie), notez la compagnie de location, le numéro de confirmation et leur numéro de secours juste pour être sûr. Ainsi, lorsque l'agence locale perd votre réservation, vous pouvez simplement décrocher un téléphone et commencer à vous débrouiller par vous même pour rectifier le tir.

Qui doit vous rencontrer ?

Si vous vous rendez chez un client, il peut vous accueillir à l'aéroport ou à votre hôtel. Obtenez le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone portable de la personne qui vous accueille. Sachez également où ils vous attendent et à quelle heure. Je devais rencontrer un client à "la sortie de la gare" à Paris, malheureusement, il y avait deux sorties. Il pleuvait, la visibilité était si mauvaise qu'elle était d'environ 1,50 m. Il n'y avait pas de chauffeur, debout avec un grand panneau portant mon nom. Après 20 minutes sous la pluie, j'ai pris un taxi à 50 € pour me rendre à l'hôtel. Puis, une heure plus tard, le chauffeur m'a appelé sur mon portable pour me demander où j'étais. Si j'avais eu leur numéro de portable, nous aurions réglé les choses instantanément. Au moins, je suis rentré avec le service de voiture de l'hôtel.

Votre emploi du temps une fois sur place

Dans la mesure du possible, renseignez-vous sur votre emploi du temps et indiquez-le sur votre formulaire de synthèse. Où et quand êtes-vous attendu ? Certains événements sont-ils facultatifs ? Si vous êtes consultant, par exemple, vous pouvez être invité à participer au déjeuner d'équipe avant la session pour laquelle vous avez été invité. Ou encore, il peut y avoir un cocktail d'après-événement où des personnes peu sincères, munies de cartes de visite fantaisistes, demanderont à échanger leurs coordonnées, afin que vous puissiez vous exploiter mutuellement à l'avenir. Une fois que vous connaissez votre emploi du temps, vous pouvez programmer des visites touristiques dans votre temps libre. Il n'y a pas de meilleur moment pour visiter les musées, les galeries d'art, ou aller boire un verre en solo.

Plus d'informations

Si vous n'êtes pas encore assez serein ou que la méthode ne vous convient pas, vous pouvez aller piocher d'autres informations parmi les liens que nous vous proposons ici :
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